Il s’agit d’une obligation, vous devez impérativement déclarer tous les frais professionnels liés à tous les déplacements. Ces derniers sont à régler par l’employeur et vous aurez ainsi un remboursement notamment pour l’intégralité. Il faut toutefois se renseigner notamment sur la méthode de calcul qui n’est pas forcément très simple. Il y a également un taux à prendre en compte et grâce à notre article, vous pourrez apprendre comment calculer les frais de déplacement professionnel.
Quels sont les frais de déplacement pris en compte
Vous pensez que tous les trajets sont valables, mais la réalité est clairement différente. En effet, si vous prenez votre voiture pour vous rendre à la boulangerie, vous ne pourrez pas avoir un remboursement sauf si ce déplacement a un lien avec votre métier. Par exemple, vous organisez un petit-déjeuner aux frais de la société, dans ce cas, vous pourrez profiter d’un remboursement.
Ce sont tous les trajets qui ont un but professionnel qui sont à intégrer dans le calcul.
Toutes les dépenses engagées doivent faire l’objet d’une justification, vous devez donc fournir des pièces précises.
Pour que les frais de déplacement soient validés, vous devez prendre votre propre voiture et non celle mise à disposition par la société.
Deux solutions sont ensuite à prendre en compte à savoir une base avec des frais réels engagés ou un forfait.
Parmi les frais de déplacement, vous avez ceux liés au transport, à l’hébergement et aux repas.
Si vous participez toujours dans le cadre de votre profession à des séminaires, des congrès ou encore des réunions, vous pourrez profiter d’un remboursement intégral. Le calcul est toutefois bien spécifique et vous devez vous renseigner auprès des ressources humaines et de la comptabilité de votre entreprise.
Un système de calcul très spécifique
N’oubliez pas, vous optez pour votre véhicule personnel, c’est l’une des conditions qui permet de profiter du remboursement des frais de déplacement. Vous aurez donc un barème kilométrique qui est mis en place par l’État. Vous devez prendre en compte plusieurs informations à savoir la puissance fiscale de votre voiture puisque la consommation ne sera pas la même pour une petite berline et un SUV. Le nombre de kilomètres est aussi à intégrer dans ce calcul. Vous aurez un chiffre précis pour les kilomètres parcourus.
Il faudra multiplier la distance par 0.451 si vous avez réalisé moins de 5000 km avec une voiture de 3 CV.
Deux autres barèmes sont pris en compte pour une distance entre 5001 et 20 000 km, vous devez multiplier la distance par 0.270 et ajouter à l’ensemble 906.
Par contre, si vous avez une voiture de 7 CV au minimum, la distance jusqu’à 5000 km devra être multipliée par 0.595.
Vous constatez que la différence est importante et il suffit de prendre un exemple pour comprendre le fonctionnement.
Vous disposez d’une voiture de 5 CV et vous avez pu réaliser 15 000 km. Vous devez multiplier la distance par 0.305 et vous ajoutez 1188. Vous obtenez 5763 euros, il s’agit du montant susceptible d’être remboursé par l’entreprise dans le cadre de vos frais professionnels. Si vous habitez très loin de votre société, il y a de grandes chances pour que le remboursement soit colossal, mais la voiture personnelle n’est pas la seule prise en compte. En effet, comme vous avez pu le comprendre, tous les déplacements professionnels sont intégrés à ce calcul. Si vous empruntez les transports en commun, vous aurez aussi un accompagnement. Le calcul est dans ce cas de figure beaucoup plus simple puisque l’entreprise doit régler le montant de l’abonnement. Vous devez bien sûr fournir les factures ainsi que les reçus pour justifier vos déplacements. Gardez par conséquent tous les tickets ou encore imprimez un relevé si votre abonnement vous le permet.
Les freelances peuvent-ils calculer leurs frais de déplacement ?
Nous avons évoqué les remboursements pour les salariés, mais certains ne connaissent pas ce format, d’où l’intérêt de vous renseigner le plus vite possible. En effet, les économies à réaliser au cours de l’année peuvent être colossales si vous êtes amené à effectuer quotidiennement des trajets. Soyez toutefois vigilant, car si votre entreprise vous propose une voiture reliée à la structure, les frais ne pourront plus être remboursés. Vous devez alors vous lancer dans un calcul assez drastique pour savoir si cette solution est la meilleure ou si vous pouvez opter pour une autre technique. Les freelances sont aussi amenés à effectuer des déplacements dans le cadre de leur profession et des frais peuvent être calculés. Vous pouvez utiliser une application ou un logiciel qui vous permet de calculer rapidement tous ces frais sans que vous soyez contraint de réaliser des calculs insupportables.
Le barème disponible et proposé par l’État est le même, mais vous devrez être précis pour connaître les kilomètres réalisés. N’hésitez pas à utiliser des applications comme Maps ou encore Mappy pour avoir les bonnes informations. Vous devez également conserver tous les justificatifs et n’oubliez pas d’intégrer les péages, vous pourrez ainsi les déduire lors des remboursements. Les freelances sont souvent démunis face à toutes ces obligations et un expert-comptable peut vous aider à éviter les erreurs qui peuvent être préjudiciables pour vos finances. Si vous êtes un auto-entrepreneur, sachez qu’un tel professionnel n’est pas obligatoire, mais il est vivement recommandé.
Si vous ne pouvez pas donner de justificatifs concernant les déplacements décrits comme professionnels, vous ne pourrez pas profiter d’un remboursement. Pour que la situation soit beaucoup plus pratique que ce soit pour les freelances ou les salariés, il peut être judicieux de réaliser un dossier pour chacun des déplacements. Ceux destinés à vous rendre dans la société sont classiques, mais ceux qui sont occasionnels et organisés à divers endroits peuvent être problématiques.
Dans votre dossier, vous notez le nombre de kilomètres, vous pouvez joindre les photocopies de tous les justificatifs comme ceux dédiés aux péages, les tickets pour les repas, les hébergements… Cela permet d’être organisé et vous pourrez ainsi obtenir un remboursement intégral. Vous disposez désormais de tous les éléments pour réussir à calculer ces frais de déplacement qui peuvent être colossaux en fonction de votre quotidien professionnel.
Comment calculer les frais de déplacement professionnel
Il s’agit d’une obligation, vous devez impérativement déclarer tous les frais professionnels liés à tous les déplacements. Ces derniers sont à régler par l’employeur et vous aurez ainsi un remboursement notamment pour l’intégralité. Il faut toutefois se renseigner notamment sur la méthode de calcul qui n’est pas forcément très simple. Il y a également un taux à prendre en compte et grâce à notre article, vous pourrez apprendre comment calculer les frais de déplacement professionnel.
Quels sont les frais de déplacement pris en compte
Vous pensez que tous les trajets sont valables, mais la réalité est clairement différente. En effet, si vous prenez votre voiture pour vous rendre à la boulangerie, vous ne pourrez pas avoir un remboursement sauf si ce déplacement a un lien avec votre métier. Par exemple, vous organisez un petit-déjeuner aux frais de la société, dans ce cas, vous pourrez profiter d’un remboursement.
Si vous participez toujours dans le cadre de votre profession à des séminaires, des congrès ou encore des réunions, vous pourrez profiter d’un remboursement intégral. Le calcul est toutefois bien spécifique et vous devez vous renseigner auprès des ressources humaines et de la comptabilité de votre entreprise.
Un système de calcul très spécifique
N’oubliez pas, vous optez pour votre véhicule personnel, c’est l’une des conditions qui permet de profiter du remboursement des frais de déplacement. Vous aurez donc un barème kilométrique qui est mis en place par l’État. Vous devez prendre en compte plusieurs informations à savoir la puissance fiscale de votre voiture puisque la consommation ne sera pas la même pour une petite berline et un SUV. Le nombre de kilomètres est aussi à intégrer dans ce calcul. Vous aurez un chiffre précis pour les kilomètres parcourus.
Vous disposez d’une voiture de 5 CV et vous avez pu réaliser 15 000 km. Vous devez multiplier la distance par 0.305 et vous ajoutez 1188. Vous obtenez 5763 euros, il s’agit du montant susceptible d’être remboursé par l’entreprise dans le cadre de vos frais professionnels. Si vous habitez très loin de votre société, il y a de grandes chances pour que le remboursement soit colossal, mais la voiture personnelle n’est pas la seule prise en compte. En effet, comme vous avez pu le comprendre, tous les déplacements professionnels sont intégrés à ce calcul. Si vous empruntez les transports en commun, vous aurez aussi un accompagnement. Le calcul est dans ce cas de figure beaucoup plus simple puisque l’entreprise doit régler le montant de l’abonnement. Vous devez bien sûr fournir les factures ainsi que les reçus pour justifier vos déplacements. Gardez par conséquent tous les tickets ou encore imprimez un relevé si votre abonnement vous le permet.
Les freelances peuvent-ils calculer leurs frais de déplacement ?
Nous avons évoqué les remboursements pour les salariés, mais certains ne connaissent pas ce format, d’où l’intérêt de vous renseigner le plus vite possible. En effet, les économies à réaliser au cours de l’année peuvent être colossales si vous êtes amené à effectuer quotidiennement des trajets. Soyez toutefois vigilant, car si votre entreprise vous propose une voiture reliée à la structure, les frais ne pourront plus être remboursés. Vous devez alors vous lancer dans un calcul assez drastique pour savoir si cette solution est la meilleure ou si vous pouvez opter pour une autre technique. Les freelances sont aussi amenés à effectuer des déplacements dans le cadre de leur profession et des frais peuvent être calculés. Vous pouvez utiliser une application ou un logiciel qui vous permet de calculer rapidement tous ces frais sans que vous soyez contraint de réaliser des calculs insupportables.
Le barème disponible et proposé par l’État est le même, mais vous devrez être précis pour connaître les kilomètres réalisés. N’hésitez pas à utiliser des applications comme Maps ou encore Mappy pour avoir les bonnes informations. Vous devez également conserver tous les justificatifs et n’oubliez pas d’intégrer les péages, vous pourrez ainsi les déduire lors des remboursements. Les freelances sont souvent démunis face à toutes ces obligations et un expert-comptable peut vous aider à éviter les erreurs qui peuvent être préjudiciables pour vos finances. Si vous êtes un auto-entrepreneur, sachez qu’un tel professionnel n’est pas obligatoire, mais il est vivement recommandé.
Si vous ne pouvez pas donner de justificatifs concernant les déplacements décrits comme professionnels, vous ne pourrez pas profiter d’un remboursement. Pour que la situation soit beaucoup plus pratique que ce soit pour les freelances ou les salariés, il peut être judicieux de réaliser un dossier pour chacun des déplacements. Ceux destinés à vous rendre dans la société sont classiques, mais ceux qui sont occasionnels et organisés à divers endroits peuvent être problématiques.
Dans votre dossier, vous notez le nombre de kilomètres, vous pouvez joindre les photocopies de tous les justificatifs comme ceux dédiés aux péages, les tickets pour les repas, les hébergements… Cela permet d’être organisé et vous pourrez ainsi obtenir un remboursement intégral. Vous disposez désormais de tous les éléments pour réussir à calculer ces frais de déplacement qui peuvent être colossaux en fonction de votre quotidien professionnel.
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